○北栄町大栄庁舎と北条支所における戸籍事務取扱要領
平成18年4月1日
訓令第33号
1 趣旨
この要領は、大栄庁舎の北栄町町民課(以下「町民課」という。)と北条支所の総合窓口室(以下「北条支所」という。)間における戸籍事務を迅速かつ円滑に処理するため、必要な事項を定めるものとする。
2 戸籍・除籍簿等の保管及び管理
戸籍・除籍簿については、町民課において磁気ディスクをもって調製し、戸籍電算システムのうち大栄庁舎にあるサーバにより管理するものとする。
磁気ディスクをもって再製された除籍・改製原戸籍については、大栄庁舎にあるサーバにより管理するものとし、再製前の除籍簿、改製原戸籍簿は、大栄庁舎で保管する。
3 帳簿類の保管と廃棄
法令等で定められた帳簿等は、町民課及び北条支所で保管する。
保存期間を経過した帳簿類の廃棄は、町民課が行うものとする。
4 送達簿及び仮受附帳の備付け
(1) 町民課と北条支所間における戸籍に関する届書及びその他の関係書類(以下「届書等」という。)の授受を明らかにするため、戸籍届書等送達簿(様式第1号。以下「送達簿」という。)を備えるものとする。
(2) 北条支所における届書等の授受を明らかにするため、戸籍仮受附帳(様式第2号。以下「仮受附帳」という。)を備えるものとする。ただし、受付番号を届書に記載してはならない。
(3) 前(1)(2)の規定による送達簿及び仮受附帳の保存年限は、当該年度の翌年から1年間とする。
5 届書等の受付及び送達簿の登載
(1) 届書等が、町民課に提出された場合の処理
ア 町民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
イ 受理決定後、町民課は速やかに受附帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。
ウ 町民課は必要に応じ、届書等の謄本(以下「謄本」という。)を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。
(2) 届書等が、北条支所に提出された場合の処理
ア 北条支所は、届書等が形式的要件を満たしているかどうかの確認を行った後、直ちに届書等をスキャナで読込み、読み取ったデータを閲覧制限のあるフォルダに保存するとともに、町民課へ電話で連絡する。
イ 連絡を受けた町民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
ウ 受理決定後、町民課は北条支所に受理の可否を電話で連絡する。
エ 連絡を受けた北条支所は、届出人等に対し受理の可否を伝えるものとする。なお、届書等に訂正や補正が必要な場合には、届出人等に対し訂正指示を行うとともに、補正を行うものとする。
オ 受理後、北条支所は仮受附帳及び送達簿に登載するとともに、届書等に受領した年月日時間並びに仮受附帳の番号を記載し、業務連絡車により送達簿を添えて町民課へ送付するものとする。
カ 送付を受けた町民課は、受理決定済の届書等の写しと送付を受けた届書等との照合を行った後、速やかに受附帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。
キ 町民課は、必要に応じ謄本を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。また、送達簿に受領印を押印し、北条支所へ返送するものとする。
ク 北条支所は、町民課から送付された送達簿を所定の場所に保管するものとする。
6 時間外・休日における届書等の処理
時間外・休日における届書等については、大栄庁舎で受領するものとし、時間外受領簿及び届書等に受領した年月日時間を記入の上、翌開庁日の午前中速やかに5―(1)―アからウまでに規定する処理を行うものとする。
7 他の市町村から北条支所へ送付された届書等の処理
(1) 北条支所に、他の市町村から戸籍の届書等が送付されてきた場合は、転送する届書等を送達簿に登載の上、速やかに連絡便により送達簿を添えて町民課へ転送するものとする。
(2) 送付を受けた町民課は、届書等の再審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
受理の可否決定後、町民課は北条支所に届書等が送付された日に遡って受附帳に登載し、磁気ディスクに記録するとともに、送達簿に受領印を押印するものとする。
(3) 町民課は、送達簿を北条支所へ返送するものとする。
(4) 北条支所は、町民課から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。
8 帳簿の公開
(1) 戸籍証明書及び除籍証明書又は除籍の謄本、抄本の交付は、町民課及び北条支所において行うものとする。
(2) 届書その他受理した書類の証明はそれらの書類を保管する大栄庁舎又は北条支所において行い、届出若しくは申請の受理又は不受理の証明は、町民課及び北条支所で行うものとする。
9 届出済証明・埋火葬許可証等の作成・交付
(1) 出生届に係る母子健康手帳への届出済証明の作成・交付事務は、その届出のあった町民課及び北条支所で行うものとする。
(2) 死亡・死産届に係る埋火葬許可証及び斎場利用許可書の作成・交付事務は、届出のあった町民課及び北条支所で行う。
(3) 時間外・休日における死亡・死産届に係る埋火葬許可証及び斎場利用許可書は、大栄庁舎で作成し、交付するものとする。
(4) 死産届が北条支所に提出された場合の処理
北条支所は、5―(2)―アからオまでの規定を準用し処理を行うものとする。
10 人口動態調査票・相続税法(昭和25年法律第73号)第58条通知書の作成
すべて町民課が、磁気ディスクにより作成するものとする。
11 届書等・戸籍副本の整理
すべて町民課が、受附帳に記載した順序に整理し、届書等・戸籍副本を管轄法務局へ送付するものとする。
12 不受理申出又は不受理申出取下げの処理
(1) 町民課が、申出を受け付けた場合の処理
ア 町民課は、申出の審査を行い、その可否を決定するものとする。
イ 可否決定後、町民課は、速やかに戸籍届不受理申出書受附帳に登載するとともに、磁気ディスクに登録するものとする。
ウ 取下げの場合についても、申出と同様の処理を行うものとする。
(2) 北条支所が申出等を受け付けた場合の処理
北条支所は、5―(2)―アからオまでの規定を準用し処理を行うものとする。
13 戸籍事件表の作成
町民課が作成し、管轄法務局へ報告するものとする。
14 身上照会・後見・破産・犯歴等の関係事務
(1) 身上照会・後見・破産・犯歴等の関係事務については、町民課が行うものとする。
(2) 緊急を要する身上照会等についてのみ、照会等を受けた北条支所で行うものとする。
(3) 北条支所が、身上照会又は後見・破産・犯歴等の関係通知を受領した場合、北条支所は、遅滞なく町民課へ転送するものとする。
15 取扱事務所名の表示
届書等(他の市町村からの送付分を除く。)を受理した場合は、当該届書の欄外に取扱事務所(大栄庁舎又は北条支所扱)を表示するものとする。
附則
(施行期日)
1 この要領は、平成18年4月1日から施行する。
(北栄町町民課と分庁統括課における戸籍事務取扱要領の廃止)
2 北栄町町民課と分庁統括課における戸籍事務取扱要領(平成17年北栄町訓令第1号)は廃止する。
附則(平成24年3月28日訓令第10号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成29年7月1日訓令第17号)
この訓令は、平成29年7月1日から施行する。
附則(平成30年9月11日訓令第21号)
この要領は、平成30年9月11日から施行する。
附則(令和2年3月27日訓令第5号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
