○北栄町住民基本台帳情報の庁内利用に関する規程
令和元年7月26日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、住民基本台帳情報の適切な管理を行うため、北栄町課設置条例(平成17年北栄町条例第7号)第1条に規定する課、北栄町行政組織規則(平成17年北栄町規則第2号)第1条に規定する内部組織、北栄町教育委員会事務局組織等に関する規則(平成17年北栄町教育委員会規則第4号)第2条に規定する課並びに選挙管理委員会、監査委員、議会及び農業委員会の事務局(以下「課等」という。)が、住民基本台帳情報を利用する場合の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 住民基本台帳情報 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条に規定する住民票の記録事項のすべてをいう。
(2) 住民基本台帳情報システム 住民基本台帳情報がデータ化されている住民基本台帳情報ファイルを端末装置により検索し、及び閲覧することができるシステムをいう。
(3) 利用課 住民基本台帳情報を利用する課等(町民課及び北条支所総合窓口室を除く。)をいう。
(提供の方法)
第3条 町民課長は、利用課に対する住民基本台帳情報の提供を次の各号のいずれかの方法により行うものとする。
(1) 町民課事務室その他町民課長が指示する場所において、住民基本台帳情報を閲覧し、又は転記する方法(以下「台帳閲覧方法」という。)
(2) 住民基本台帳情報を紙媒体(町民課長がやむを得ないと認めた場合は、総務課長が許可した電磁的記録媒体等)で交付する方法(以下「台帳等交付方法」という。)
(申請)
第4条 利用課長は、住民基本台帳情報提供申請書(別記様式)を町民課長に提出しなければならない。
(審査及び承認)
第5条 町民課長は、前条の規定による申請書の提出があった場合は、その内容を審査し、その可否を口頭により利用課長に通知するものとする。
2 町民課長は、前項の可否を決定する場合において、次に掲げる事項について審査し、必要に応じて利用課長に資料若しくは説明を求め、又は調査することができる。
(1) 北栄町個人情報保護条例(平成17年北栄町条例第14号)第8条第1項第1号から第5号のいずれかに該当することが申請書に明確に記載されていること。
(2) 利用目的に照らして、提供する住民基本台帳情報の内容が適切であること。
(3) 住民基本台帳情報の提供の方法が適切であること。
(利用に係る遵守事項)
第6条 利用課の職員(以下「利用課職員」という。)は、町民課長から提供があった住民基本台帳情報を利用する場合には、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 紙媒体で提供された住民基本台帳情報については、利用を終了した時点で、速やかに裁断等の方法により内容を識別できないようにしなければならない。
(2) 電磁的記録媒体等で提供された住民基本台帳情報については、利用を終了した時点で、速やかに電磁的記録媒体等に記録した当該情報を消去しなければならない。
2 利用課職員は、住民基本台帳情報の提供を受けて知り得た情報を、利用の承認を得た目的以外に利用してはならない。
3 利用課長は、町民課長が提供する住民基本台帳情報の取扱い及び保管について、利用課におけるセキュリティを確保しなければならない。
(提供に係る管理)
第7条 町民課長は、住民基本台帳情報を提供する場合には、次に掲げるところにより管理を行うものとする。
(1) 台帳閲覧方法により提供する場合は、町民課町民室職員を立ち会わせるものとする。
(2) 前号に掲げるもののほか、住民基本台帳情報を提供するための適切な措置を講ずるものとする。
2 町民課長は、利用課の利用状況が申請内容及び承認の条件と異なる場合は、利用課長に適切な指示をすることができる。
(その他)
第8条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この規程は、令和元年7月26日から施行する。
附則(令和2年3月27日訓令第5号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年5月1日訓令第14号)
この規程は、令和5年5月1日から施行する。
