2　職員は、文書の紛失、火災、盗難等の予防に努めなければならない。

3　職員は、文書を正確、迅速及び丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう努めなければならない。

2　所管課の長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

2　文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理するものとする。

2　前項の規定により文書を配付する場合において、その所管課を判別し難いときは、当該文書の所管課は、総務課長が決定する。

3　勤務時間外に到達した文書は、文書引継簿(様式第2号)に所要事項を記載の上、緊急の処理を必要とするものを除きすべて総務課長に引き継ぐものとする。

2　電子文書を受領した日は、電子文書を受信するプログラムに当該電子文書が格納された日とする。ただし、勤務時間外に受領したものについては、職員が受領を確認した日又は直後の勤務の開始日のいずれか早い日とする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、登録等を省略することができる。

3　文書取扱主任等は、受付文書のうち不服申立てその他受付の日時が権利の得喪に関係あるものは、封筒の余白に受け付けた日時を記入し、当該受付文書にその封筒を添付するものとする。

4　文書取扱主任等は、受領した文書等のうち、当該課等の所管に属しないと認められるものがあるときは、当該文書等を速やかに総務課へ返付する等の適切な措置を講ずるものとする。

2　対内文書にあっては、特に重要事件を除き課長名とする。

2　起案者は、発送文書に公印を押印しようとするときは、当該決裁済文書を添えて総務課長に提示し、確認を受けなければならない。

3　契印は、相手方が特に契印を求める場合等を除き、省略するものとする。

4　公印の押印を省略する文書には、発信者名の下に「(公印省略)」と表示しなければならない。ただし、内部文書又はその必要がないと認めるものについては、この限りでない。

2　総務課は各課から提出された郵便物に料金後納印(様式第8号)を押し、料金後納郵便物差出票(様式第9号)を2部作成し、1部は郵便局へ他の1部は保管しなければならない。

3　各課において、時間外及び休日等に文書を発送しようとするときは、郵便切手・はがき請求伝票(様式第10号)に所要事項を記載し、総務課に提出し、切手又ははがきなどの交付を受けることができる。

4　郵便切手・はがき請求伝票により交付した場合は、郵便切手受払簿(様式第11号)に所要事項を記載しなければならない。

2　文書管理システムを用いない文書において、決裁済文書に係る事務を施行したときは、当該事務を施行した日、発送番号その他の事務を施行した情報を当該決裁済文書に記入するものとする。

2　保存種別の基準は、別表第3のとおりとする。

2　文書管理システムを用いない完結文書は、各課において10月末までに次により編さん装ていしなければならない。

3　課長は、完結文書を編集したときは、速やかに完結文書引継簿(様式第12号)により総務課長に引き継ぐものとする。

4　総務課長は課長から完結文書の引継ぎを受けたときは、文書保存台帳(様式第13号)に登載し、最も良好な状態で保管するものとする。

2　職員以外のものには、保存文書の閲覧は認めない。ただし、町長が特に認めるもの(北栄町情報公開条例(平成17年北栄町条例第13号)の規定によるものは除く。)については、前項に規定する手続により閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。

3　文書の借覧期間は5日以内とする。ただし、総務課長が必要と認めた場合期間を延長することができる。

4　総務課長は、借覧期間中であっても必要が生じたときは、許可を取り消すことができる。

2　総務課長は、前項の規定により文書管理システムに登録されている保存文書を廃棄したときは、文書管理システムにその旨を登録しなければならない。

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成20年2月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この要綱は、平成24年4月6日から施行する。

(施行期日)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年7月15日から施行する。

この規程は、平成26年9月8日から施行する。

この訓令は、平成29年7月1日から施行する。

この規程は、平成30年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成31年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の日前までに収受又は起案した文書の文書分類の取扱については、なお従前の例による。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月27日から施行し、改正後の北栄町文書取扱規程の規定は、令和2年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月27日から施行し、同年4月1日から適用する。

(経過措置)

2　令和5年4月1日以前に改正前の訓令の規定により起案した文書については、改正前の訓令の規定は、同日後においても、なおその効力を有する。

この訓令は、令和7年1月6日から施行する。